POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

1. Datos del Responsable del tratamiento

Sociedad comercial de naturaleza privada, domiciliada en la Cra. 12 # 16-81 de la ciudad de Bogotá, D.C., teléfono (1)3428045, e-mail: protecciondedatos@grupoeib.com; se permite informar a todos sus clientes, empleados, contratistas, proveedores y prospectos comerciales, la política de tratamiento que JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. realiza a sus datos personales.

 2. Tratamiento y finalidad de los datos

JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.,aseguralareservayprotecciónde losdatosdecarácterpersonalquelosclientes, empleados, prospectos comerciales, contratistas y proveedoreshanentregadoporlosdiferentescanalesdecomunicación. Sus datos serán usados para: Registro de la información de los clientes, empleados, contratistas, proveedores, o prospectos comerciales en las bases de datos físicas o electrónicas de la compañía; contacto con clientes, empleados, contratistas, proveedores, o prospectos comerciales para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar; ejecución del contrato suscrito con la compañía; recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales le corresponde a la compañía; para proporcionarle un efectivo servicio al cliente; pago de obligaciones contractuales, envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma, soporte en procesos de auditoria externa/interna, envío/recepción de mensajes, o, visitas con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente; con propósitos de seguridad o prevención de fraude; para fines históricos, estadísticos o científicos; cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

 3. Derechos de los titulares

Losclientes, empleados, contratistas y proveedorespor ser titulares de la información suministrada, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en las bases de datos o archivos, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, además tienen los siguientes derechos:

 3.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 3.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

 3.3. Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 3.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 3.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

 3.6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

4. Persona responsable de JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. para atender las peticiones, consultas o reclamos

El área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos es el Departamento Administrativo y usted podrá enviar cualquier comunicación al correo protecciondedatos@grupoeib.com

 

5. Procedimientos establecidos para que el Titular presente ante JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. ejerza su derecho de actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización

 Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o sea menor de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

 5.1. Consultas – Procedimiento

 5.1.1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación. Para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

5.1.2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico a la cuenta: protecciondedatos@grupoeib.comadjuntando la información anteriormente relacionada.

5.1.3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta la Cra. 12 # 16-81 de la ciudad de Bogotá, D.C., adjuntando la información anteriormente relacionada.

5.1.4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

 5.1.5. Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2. Solicitud de corrección o actualización

 El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, o actualización o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. El procedimiento establecido por JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. que se encuentra concordante con la Ley y el decreto reglamentario, es el siguiente:

 5.2.1. La solicitud de corrección o actualización, deberá presentarse conforme lo establece los numerales 5.1.1., 5.1.2., 5.1.3.Y 5.1.4 del presente documento.

5.2.2. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5.2.3. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

5.2.4. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

5.2.5. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.

 5.3. Supresión de datos

 El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., la supresión (no uso, o dada de baja) de sus datos personales cuando:

 5.3.1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

 5.3.2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

5.3.3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

5.3.4. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados

 5.4. Requisitos para la atención de correcciones, actualización o supresión de datos. Serán los mismos señalados en los numerales 5.1.1., 5.1.2., 5.1.3. y 5.1.4 del presente documento.

 5.5. Términos para la atención de corrección, autorización, o supresión de datos.

 El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.6. Solicitud para revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 La solicitud de revocar la autorización, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que GRUPO EIB deba dejar de tratar por completo los datos del titular; o, sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, entre otros. Con la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

5.6.1. La solicitud de revocación de autorización, deberá presentarse conforme lo establece los numerales 5.1.1., 5.1.2., 5.1.3. y 5.1.4 del presente documento.

 5.6.2. Términos para la atención de revocatoria de autorizaciones

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 5.6.3. No se podrá solicitar revocación de la autorización, cuando el titular del dato, tenga pendientes obligaciones contractuales o comerciales para con JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.

 6. Protección de datos

 JMG IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. será responsable de las bases de datos y de los datos personales recolectados, por lo tanto se han adoptado niveles de seguridad y de protección de datos personales para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales, o, información confidencial facilitados por los clientes, empleados, contratistas, proveedores y prospectos comerciales.

 

7. Fecha de vigencia y periodo de vigencia de las bases

 Fecha de entrada en vigencia: Octubre de 2017

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de las bases de datos serán el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información

 Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.